E-Mail-Archiv · GoBD

Das Finanzamt will Ihre Mails. Wir haben sie.

Geschäftliche E-Mails müssen 6 bzw. 8 Jahre vollständig, unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden. Unser Archiv erledigt das automatisch – für jedes Postfach bei uns, ab 4,90 € im Monat.

Archiv buchen So funktioniert's

So funktioniert's

Postfach wählen
Im Kundencenter das Postfach auswählen und buchen. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Mails, die schon im Postfach liegen.
Automatisch archiviert
Unser Mailserver legt von jeder ein- und ausgehenden Mail sofort eine Kopie im Archiv ab – bevor jemand sie löschen kann.
Finden & exportieren
Unter archiv.esch.enterprises suchen Sie nach Absender, Betreff, Inhalt und Anhängen und exportieren für die Betriebsprüfung.

Preis

Pro Postfach, monatlich kündbar, Abrechnung über das Guthaben im Kundencenter.

Pro Postfach

E-Mail-Archiv

4,90 € / Monat je Postfach

Ein- und ausgehende Mails automatisch
Unveränderbar, verschlüsselt, mit Prüfsummen
10 Jahre Aufbewahrung
Volltextsuche inkl. Anhängen
Export für die Betriebsprüfung
Prüfer-Zugang je Domain
Muster-Verfahrensdokumentation

inkl. 19 % MwSt. · monatlich kündbar

Jetzt buchen

Einmalig

Altbestand übernehmen

19,90 € einmalig je Postfach

Alle Mails, die bereits im Postfach liegen
inklusive aller Ordner
ohne Ihr Passwort – direkt vom Mailserver

inkl. 19 % MwSt.

Mit buchen

Das Archiv funktioniert für Postfächer, die bei uns gehostet sind. Es erfüllt die technischen Anforderungen an eine GoBD-konforme Aufbewahrung; für die Verfahrensdokumentation und Regeln zur privaten E-Mail-Nutzung bleibt der Steuerpflichtige selbst verantwortlich. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Revisionssicher

Archivierte Mails kann niemand verändern oder löschen – auch kein Mitarbeiter mit Postfach-Zugriff.

In Deutschland

Eigenes Archivsystem in unserem Rechenzentrum in Deutschland, verschlüsselt gespeichert.

Für Prüfer gemacht

Prüfer-Zugang für Steuerberater und Betriebsprüfung, Export im Originalformat.

Häufige Fragen

Warum muss ich E-Mails archivieren?

Unternehmen müssen geschäftliche E-Mails aufbewahren: Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre, E-Mails, die Buchungsbelege sind (z. B. Rechnungen), 8 Jahre. Sie müssen vollständig, unveränderbar und auffindbar sein (GoBD). Ein normales Postfach erfüllt das nicht, weil Mails gelöscht oder verändert werden können.

Wie funktioniert das Archiv?

Unser Mailserver legt von jeder ein- und ausgehenden Mail eines gebuchten Postfachs beim Empfang bzw. Versand eine Kopie im Archiv ab – bevor jemand sie löschen kann. Die Mails werden verschlüsselt in unserem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und 10 Jahre aufbewahrt.

Was kostet es?

4,90 € im Monat je Postfach. Die Übernahme der bereits vorhandenen Mails eines Postfachs kostet einmalig 19,90 €.

Wie komme ich an meine archivierten Mails?

Unter archiv.esch.enterprises mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Postfach-Passwort. Jedes Postfach sieht nur die eigenen Mails. Sie können suchen, Mails ansehen und exportieren.

Wer darf alle Mails der Firma sehen?

Dafür gibt es den Prüfer-Zugang (archiv-pruefer@ihre-domain), den Sie unter E-Mail-Archiv mit eigenem Passwort anlegen – z. B. für die Geschäftsführung, den Steuerberater oder die Betriebsprüfung.

Was muss ich selbst noch tun?

Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation. Unsere vorausgefüllte Vorlage finden Sie unter E-Mail-Archiv. Regeln Sie außerdem, ob Mitarbeitende die Postfächer privat nutzen dürfen, und informieren Sie sie über die Archivierung. Das ist keine Steuer- oder Rechtsberatung – stimmen Sie das im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung ab.

Was passiert, wenn ich kündige?

Ab dem Ende der bezahlten Periode werden keine neuen Mails mehr archiviert. Danach haben Sie 30 Tage Zeit, Ihre Mails zu exportieren (Suche ausführen, alle markieren, herunterladen). Anschließend löschen wir das Archiv des Postfachs. Bitte bewahren Sie den Export für die restliche Frist sicher auf.

Werden auch Mails archiviert, die ich vor der Buchung bekommen habe?

Nur, wenn Sie die Übernahme vorhandener Mails buchen. Dann übernehmen wir alle Mails, die zu diesem Zeitpunkt im Postfach liegen.

Alle Fragen & Antworten →

Archiv an, Sorgen aus.

Gebucht in zwei Minuten – ab dann wird jede Mail archiviert.

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